Gần đây khách hàng là doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp đã hoạt động lâu thường xuyên nhận những mẫu quảng cáo, email, tin nhắn, v/v chứa nội dung liên quan đến hoá đơn điện tử, vậy thì hoá đơn điện tử là gì ? có ảnh hưởng như thế nào ?
Hôm nay EBank Vietnam chia sẻ đến quý doanh nghiệp kiến thức liên quan đến chủ đề này, cùng chúng tôi tìm hiểu nhé !
Hoá đơn điện tử là gì ?
Tương tự như hoá đơn giấy trước đây: Hóa đơn điện tử cũng là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
Tuy nhiên, hoá đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử (File XML), được tạo lập từ phần mềm khởi tạo hoá đơn điện tử (thông qua tổ chức dịch vụ cung ứng dịch vụ hoá đơn điện tử) và phải được cơ quan thuế chấp thuận cấp mã số thuế cho hoá đơn khởi tạo, và quan trọng nhất : Phải có chữ ký số của bên bán hàng.
Nội dung trên hoá đơn điện tử gồm những gì ?
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
(Ghi chú : Những nội dung này cần kiểm tra tính chính xác, và tính hợp lệ để sử dụng làm chứng từ khi giải ngân nhận nợ vay tại ngân hàng).
Quy trình tạo lập hoá đơn điện tử như thế nào ?
Tương tự như trường hợp phát hành hoá đơn giấy, để có được hoá đơn điện tử hợp lệ,
Trước hết, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký và thông báo phát hành số lượng hoá đơn tại cơ quan thuế :
Về số lượng đăng ký phát hành hoá đơn điện tử và mẫu đăng ký :
Thông thường doanh nghiệp mới thành lập là 300 đến 1.000, và tuy theo nhu cầu của doanh nghiệp, không giới hạn số lượng hoá đơn đăng ký.
Mẫu đăng ký : Được tạo lập từ phần mềm hoặc qua các công ty trung gian cung ứng giải pháp hoá đơn điện tử.
Thủ tục thực hiện thông báo phát hành hoá đơn hợp lệ :
- Soạn thảo phụ lục 02 – theo TT 32: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo mẫu 02 – TT 32) và gửi đến cơ quan thuế
- Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi đến cơ quan quản lý thuế
- Tất cả có thể tiến hành gửi 1 lần kết hợp và gửi qua mạng của trang thông tin điện tử của cơ quan thuế.
=> Thông thường khi bạn đăng ký phát hành hoá đơn điện tử thông qua các công ty trung gian uy tín, chuyên cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử, thì bạn không phải tiến hành các bước tạo lập này.
Mời bạn xem thêm : Góp vốn thành lập doanh nghiệp, những ai bị cấm không được phép tham gia ?
Sau khi có số lượng hoá đơn được phát hành với cơ quan thuế, quy trình tạo lập hoá đơn điện tử khi mua bán hàng hoá như sau :
Người bán hàng hóa thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử (nếu doanh nghiệp có phần mềm);
Người bán hàng hóa truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử – Nếu không có phần mềm và khởi tạo hoá đơn thông qua công ty dịch vụ cung ứng giải pháp hoá đơn .
Hoá đơn điện tử có bắt buộc không ?
- Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP, những doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 01/11/2018 bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử.
- Và thông tư số 68/2019/TT-BTC, những doanh nghiệp đã thành lập trước đó phải tiến hành lộ trình thay thế hoá đơn giấy bằng hoá đơn điện tử, hạn cuối còn sử dụng hoá đơn giấy chậm nhất là đến ngày 30/10/2020.
Trên đây là chia sẻ thông tin về kiến thức cơ bản liên quan đến hoá đơn điện tử áp dụng cho doanh nghiệp. Mời bạn đăng ký theo dõi tin tức cập nhật thường xuyên của Ebank VietNam.
